補助金採択事業者が後で泣かないために今からすべきこと

事務所便り

今回はちょっと趣向を変えて、補助金の話題を取り上げたいと思います。

今年はコロナウイルス感染症の悪影響を乗り越えるための特別の補助金がいろいろ出ています。

緊急事態宣言でしゃれにならない大打撃を受けた当事務所も、コロナ特別型の小規模事業者持続化補助金という国の補助金を利用することになりました。

ピンチをチャンスに変えるべく、ここ2ヶ月ほど、補助金を使った新しい事業の準備を進めています。

小規模事業者持続化補助金とは?

小規模事業者持続化補助金というのは、以前からある補助金で、主にホームページの作成とかチラシの配布といった宣伝広告費に使うことができます。

今年は、従来からの一般型に加えて、コロナウイルス感染症の影響を乗り越えるための試みに使えるコロナ特別型も募集されました。

一般型とコロナ特別型を合わせると、例年をはるかに上回る数の事業者がこの補助金を利用することになりそうです。

コロナ感染症という未曾有の危機に直面し、今回始めて補助金を利用することになった事業者がたくさんいらっしゃるかと思います。

ここでは、補助金初心者ためのアドバイスをお伝えしたいと思います。

補助金の入金までの道のり

実は弊所、去年もこの補助金を利用しました。初めての申請でした。

持続化給付金のような給付金とは異なり、補助金というのはお金が自分の口座に振り込まれるまでが大変です。

ようやくの思いで申請書や事業計画書を書き上げ、無事採択されたら、ほっと一安心。

ところが、祝杯をあげるのはまだまだ早くて、この段階では道半ばにも達していません。

  • 事業を実施し、
  • 計画に変更があれば、計画変更を申請して実施し、
  • 最後に実績報告書を提出してチェックを受ける

厳しくも愛のある事務局のチェックを受けて、人によっては補正を何度も求められ、最終的なOKが出てから、ようやく入金となるのです。(一部先払いも可能ですがここでは触れません)

補助金を手にするまでの道のりの長いこと長いこと!

自分でやってみて、面倒くささのあまり何度も叫んだものです(^^;)

途中で挫折してしまう事業者も一定数います。

こうなると、補助金が貰えないのはもちろん、中止の申請も必要になったりして、結局手間だけがかかったという笑うに笑えない事態になります。

とにかくお金を手にするまでが給付金とは段違いに面倒くさい。

ただ、振り返ってみると、私が経験した面倒くささは、自らの準備不足が原因だった面もあります。

今回補助金を始めて利用するビギナーさんには、事務局が出している「補助事業の手引」を、早いうちから熟読することをオススメします。

これを読んで、採択後の流れを頭に入れておけば、一連の手続をもっと効率よくこなすことができるんじゃないかと思います。

ポイントは証拠書類集め

でも、分厚い手引きを読むだけで「うっ」となってしまう人もいそうですね。
かくいう私も去年、そうだったので気持ちは分かります^^

ポイントとして、後回しにすると面倒くささが確実に増してしまう手続をご紹介します。

それは、

証拠書類集め

です。

去年、補助金の実績報告をやってみて、一番大変だったのが取引の証拠書類集めでした。

実績報告では、「見積書→発注書→納品書→請求書→支払の証明書→成果物の写真」のように取引の一連の流れが追えるようなかたちで証拠書類を集めて、提出する必要があります。

取引の数が少なければそれほど面倒ではないはずですが、去年の弊所のように数が多いとこれが大変!

取引のタイプによって必要な書類が違ったり、取引先によって発行される書類が違ったりもしますので、頭をひねりながら、問い合わせたり掛け合ったりして、ようやく揃えた感じです。

最終的には、証拠書類だけでファイルがぱんぱんになりました。

今年は事業再開枠を利用して、マスクや消毒液、ごみ袋など細々としたものに補助金を申請するケースが増えるでしょうから、証拠書類が相当な量になる人も多いのではないかな。

去年の敗因を踏まえて・・・

去年の証拠書類集めがこんなにも面倒くさいものになってしまった原因は、

必要な証拠書類を、取引の都度、速やかに収集・保存しなかったこと

にもあると反省しています。

紙で受け取ったものはとりあえず箱に突っ込んで、ネットで購入したものは後でサイトから出力できるから大丈夫、と呑気に構えてました。

ただ、これだと、最後に作業が集中してしまうのはもちろんですが、必要な書類がないことに後で気づいた場合に、取引が終わってから時間が経過していると入手が難しかったりするのです。

その反省を踏まえ、今年は今から着々と証拠書類を集めています。

証拠書類の集め方

具体的なやりかたを簡単にご紹介します。

使えそうなら参考にしてください。

最初に、自分の実施する取引(モノやサービスの購入)ごとに、実績報告でどのような証拠書類が求められるのかを割り出します。

基本となる参考資料は「補助事業の手引」ですが、ちょっと分かりにくいかもしれません。

私の場合は、平成30年度 小規模事業者持続化補助金 実績報告書のまとめ方コーナーにある「提出が必要な書類の例」という表が役に立ちました。

提出が必要な書類 実績報告書のまとめ方コーナー|日本商工会議所 平成30年度第2次補正予算 小規模事業者持続化補助金…

コロナ特別型では多少異なるかもしれず、利用にあたって確認が必要ですが、概ねこれでOKと思います。

調べた結果を基に証拠書類の管理シートを作っておきます。

実際に使っているのはこんな感じの簡単なExcelシートです。

取引別に、証拠書類を入手した都度、PCの専用フォルダに保存し、管理シートに○をつけます。

取引によっては、必要な証拠書類が入手できない場合があります。

そのときは、代替的な証拠書類で代えてもいいか、補助金事務局に相談します。

あるいは、補助金申請のために発行して貰えないか、取引先にかけあいます。

書類を入手する度に、忘れずに書き込みます。

この方式がいいのは、何かあったときにリカバリーが容易だからです。

つい先日も、既に終わった取引の見積書をうっかり別のものに上書きしてしまったことに気付き、相談してなんとか事なきを得ました^^;

なんだかんだでけっこう時間がかかりましたが、今やらずに実績報告時までためてしまうとさらに面倒くさいことになっていた気がします。

まとめ

コロナ禍で補助金を始めて利用することになった事業者さんが後で苦労しないためには、

今のうちから、

証拠書類の収集を抜かりなく進めておく

のが得策です。

去年、これを怠ったばかりにえらく苦労をした私自身の経験に基づき、おすすめの収集方法をご紹介しました。

ご参考になれば。

たまには相続とは関係ない話題でした。

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